ファイリング

様々な種類サイズの帳票や伝票類、書籍、カタログ、図面などがオフィスにはあふれています。
データの電子化が進み電子データ部分ではファイリングが比較的簡単にできますが、紙ベースの情報は相変わらずオフィスでスペースの幅を利かせています。

ファイリングはオフィスにとって永遠のテーマともいえます。ファイルと収納システムのベストマッチングのご提案をいたします。

ワイヤリング

現代の仕事で何より必要なアイテムがPCであり、PCと各種デバイス類をいかに効率的に配置するかがオフィス生産性の大きな要素となっています。
ここ十数年での急速なOA機器類の導入により、まだまだ多くのオフィスでOAフロア等のワイヤリングシステムが追いつかず効率的レイアウト等の制約要件となっています。また、つまづき事故による業務への支障も改善されていない現状があります。

既存のオフィスでは業務の支障とならないよう、休日間でOAフロア化ができます。 また、フロア上ではデスクや収納庫でのワイヤリング対策ができます。
しかし、既存オフィスのOAフロア化のためには色々な準備と作業工程が必要となりますので、弊社にて最適なアドバイスをさせていただくのが最も大切な役割だと考えています。

集中とコミュニケーション&遮音と交流

オフィスの中では相反する要因を必要かつ効率的にバランスさせることが要求されます。
作業への集中を妨げないことと、ワーカー間のコミュニケーションを活発にすること、二つの要因を同時に満足させることでオフィス生産性がアップします。 会議やミーティング、社外の方との面談などはお互いの内容が漏洩したり、会話の妨げになったりしないように遮音性が要求され、天井まで完全に間仕切ることで解決はできますが場合によっては別の問題が発生してしまいます。また、部屋の間仕切をする場合、照明や空調等の設備や法令などの制約があり思いどうりには設置できません。

新しいコンセプトの家具やパーティションを使い相反する要求を同時に解決することができます。 また、既存の家具を流用する方法でもレイアウトの見直しで改善させることもできます。

情報活用とセキュリティ

仕事をする上で書類やデータは何時でも何処でも自由に利用できることが効率的であるのは言うまでもありません。紙文書もPDF化が進みネットワークを活用すれば自宅でも出張先でもオフィスと同様に仕事ができます。
しかし、それと同時に情報の漏洩を防ぐセキュリティ対策を要求されています。 ネットワーク上でのセキュリティはネットワーク構築の方にお譲りして、ここではオフィス内の対策について一端のご紹介をさせていただきます。
ICカードや指紋認証を利用した入退室管理やアクセス管理を構築することができます。 しかし、一般のオフィスではそこまでのシステムはコスト的にもオーバースペックとなりかねません。コクヨでは一般オフィス向けの対策としてホテル錠式の施錠方法を取入りれた「ゼロック」を開発、開錠のあと扉を閉めれば自動的に施錠されます。

従来の什器もカギ付きのものが多かったのですが一般的に施錠されることはあまりありませんでした。なぜなら、セキュリティの意識も一般的ではなく、なによりも、いちいち利用の度に開錠、施錠を繰返すことはかなりの手間となり、仕事の流れからしても現実的ではないことからです。
ゼロックはキーレスのダイヤル錠で開錠し、扉を開けるとダイヤルがゼロリセットされ、閉めれば自動的に施錠されます。次に利用する時までゼロリセットされています。 簡単なシステムですが忙しいワーカーにもやさしい実用的なシステムで誰でも負担が少なく継続的に利用できるセキュリティ対策です。

防災対策

防災、特に地震への備えは万全ですか。どこまでのことをすれば安全なのか、結論のない問題であり難しい課題です。
オフィス内を見渡してください。収納庫等の家具類や機器類は固定されているでしょうか?　避難導線上に倒れて妨げになるような状態のものはないでしょうか? 避難導線は2つ以上あるでしょうか? 閉じ込められた場合の回避策は講じられているでしょうか?

耐震対策は家具を固定しておくことだけでは十分ではありません。もちろん、阪神大震災規模の地震では建物さえ倒壊し固定されたものもねじり倒されてしまいます。何が功を奏するかは結果がでてみなければ分かりません。
しかし、それだからこそ、でき得る最善の策を検討し実施しておかねばならないのです。 その対策は、被災時の安全の確保や被災者の救護、被災後の社内外の連絡網や救援策を、いかに事業を中断することなく、いち早く復旧させて継続させるかという視点を要として検討ておかなければなりません。

禁煙と分煙

多くのオフィスで禁煙化が進んできました。しかし、完全禁煙であるのか分煙であるのかはその企業もしくは事業所のトップの考え方が大きく影響しているようです。 タバコを吸わない人にとっては分煙であっても漂う匂いに悩まされていることが多いのではないでしょうか。 特にテーブルタイプ等の簡易システムではほとんど分煙の効果が期待できません。天井まで間仕切ったとしても完全に遮蔽することはできず空調等の圧力で間仕切外へ漏れ出します。空調の吸気で吸い込まれた煙がオフィス内へ排出されることもあります。

分煙の際にはこれらを考慮して対策することが重要です。 タバコを吸う人と吸わない人がタバコが原因で反目するということがないように、良い環境を作りましょう。

リサイクル

オフィスのゴミをリサイクルする為には分別を徹底する必要があります。しかし、忙しいワーカーにとってはリサイクルの必要性を感じながらも実践できないのが現状ではないでしょうか。 ゴミとして出されたものは70%以上が焼却されているようです。再利用されないばかりか多くの二酸化炭素を排出し酸性雨や温暖化の原因となります。 リサイクルを実現する為にはオフィス内のゴミの流れを考えて回収システムを構築しておく必要があります。忙しいワーカーでも日常の活動で継続できるものでなくてはなりません。

• デスクサイド
• 機密文書リサイクルボックス
• 自席のない場合は回収ポイントを増やします。※約10人にワンセットでのご利用をお薦めします。

• 部・課・グループ・廊下（共有部分）
• リフレッシュエリア
• コピーブース

• 搬入用エレベーターホール
• 給湯室
• リサイクルボックス

• 社屋全体の集積所

省スペース

バブル期以降とそれ以前ではオフィスの状況が大きく変わってきました。バブル以前はオフィスは増員々で手狭になり、より大きなオフィスへと増床または移転するのが当り前でした。しかし、バブル以降はリストラの時代となり大きくなり過ぎたオフィスから人が減少してゆき、それとともにオフィスの減床または移転が起こりました。 そして今、無駄に広いオフィスではなく効率的で生産性の高いオフィスが要求されています。人は減少してもPC・サーバー・プリンター等のOA機器類が増えた為、その設置スペースも必要です。

ワーカーが快適に働ける環境としての省スペースを実現し、必要なところには十分にスペースを取り、節約できるところは必要十分なスペースを割く、無駄なくフロアを使いきることで生産性をより高いものにしてゆくことができます。